【社工手册 · 壹】成为时间管理大师

对于社工人来说,如何管理任务、分配时间是非常重要的事,这也是困扰很多新人的地方。手头任务很多的时候先做哪一个?怎么做才能不忘记任务?如何合理制定任务期限与工作时段?

这一篇里我们来探讨一下较为通用的一些时间管理方式。

四象限:重要紧急工作法

应该说这是我个人比较推崇的一种工作法,也是每期社工课必讲的一种方法,主要用于手头需要做的东西很多但是不知道该先做什么的时候

顾名思义,这种工作法就是按照横轴重要程度纵轴紧急程度来将你的待办划为四个象限:紧急但不重要、紧急且重要、不紧急且不重要、不紧急但重要。然后根据你的重要与紧急程度将你的待办填进去。

那么,什么是重要的,什么是紧急的?一般来说其实有个比较简单的判断方式:

  • DDL 比较近的就是紧急的;

  • 不做会非常后悔的,尤其是对以后的影响很大的就是重要的。

那么在排完之后,如果任务太多,又怎么安排优先级为好?也同样有一个简单的原则:

  • 重要的任务永远优先;

  • 任务太多时紧急且不重要的任务可以鸽。

当然,如果实在要鸽的话,一定记得要提前给这个任务相关的其它人打招呼。临到 DDL 了才鸽的话,被干掉也不过分吧?

彩蛋:本站在工信部备案的名称就叫「重要紧急工作法」。

重要紧急工作法示例

甘特图:长期任务排期助手

相比于四象限「适合手头短期任务排序」的特性,甘特图就更适合排布长期任务

甘特图分为两部分,左边的「任务信息」与右边的「任务时间柱状图」,用来跟进长期任务,尤其是一个组织(如科协一个部门)的长期任务再适合不过,实际上在部长主席会上也经常要求各个部门制作甘特图。

而制作甘特图的工具有很多,无论是专业的协作工具 Microsoft Project 还是鼎鼎有名的规划软件 Omni Plan 都是极好的选择——不过一来要花钱,二来即使你自己掏了腰包,想分享给别人也很麻烦,因此我们不如采用物美价廉的 Excel (虽然我自己用的是 WPS)。

这里提供一个模板,优点在于已经用函数基本完成了自动化,只需填写左边的基本信息就可以自动绘制甘特图,且每日会根据系统日期自动刷新。

模板可以点击下载。本模板参考于少数派专栏

甘特图示例

GTD:好记性不如烂笔头

GTD 似乎是最简单的也是应用最广的一种任务管理方式:把每天要完成的任务记下来,每完成一项就挑一个,直到完成为止。实际上笔者本人也是 GTD 重度用户,毕竟写下来才能保证不会忘事。

至于 GTD 工具也有很多,从简单的「手机自带备忘录」到复杂的 Omni Focus ,各种 GTD 各有优点,这里推荐几个个人比较喜欢的工具。

首先对于轻度使用者,如果你的任务还没那么繁杂,我的建议是苹果全家桶就用「提醒事项」,非苹果全家桶建议使用「微软 Todo」。这两个都简洁至极,但 GTD 该有的功能一点不缺,使用体验非常好。

而如果你像我一样一学期十一门课、两份社工、还管着一个社团、运营着一个支教项目(好孩子不要学我),那么轻度 GTD 恐怕不够。这个时候视你自己的喜好,建议从滴答清单和 Todoist 里选一个。相对而言滴答清单比较便宜(尤其是有学生优惠),还带有日历和番茄钟功能,而 Todoist 使用体验好一些,尤其是对有佩戴智能手表的人来说。

Todoist 界面

日历:经常被人遗忘的神器

一个很有意思的事情是不知道为什么很多人都想要一个能提醒自己日程的工具,然后找来找去,却不知道其实系统日历就可以完成这件事。课程表、会议时间、答辩日、比赛日、抢课日甚至约会日程都可以写在里面,然后提前收到来自系统的推送提醒,岂不美哉。

另外,很多日历和邮箱是关联的,可以随时把一些邮件一键转换为日程。

如果你是苹果全家桶,建议使用系统自带的 iCloud 日历;如果不是,建议使用 Win 10 自带日历,然后手机上下载一个 Outlook,集安卓(墙内)最好用的邮件客户端与日历为一体,非常好用。当然如果你代理技能丰富而且愿意 24 小时挂着代理的话谷歌日历也不失一个好选择。

我的课表

看板:适合团队合作的 Todo

如果你有一个团队,要让大家随时都能看到每一项任务进度的话,不妨试试看板。做完的事情就往「完成」那里一拖,颇有以前纸质告示板的风采。目前市面上最友好的看板软件应该是 Trello,而最近比较火的 Notion 也加入了看板功能。

不过,我个人还是比较喜欢 GitHub Project,大概是因为团队用 GitHub 本来就多,不过对于有些同学来说有点过于 geek。这里放一张当初试水 Trello 的截图,因为 GitHub Project 上的一些东西不好外露。

另外,看板的英文为「Kanban」,来自于日文。

Trello 试用

另外,Todoist 也推出了看板功能。

Todoist 的看板

结语

这大概就是一些比较常用且通用的时间管理办法了。如果你还有什么想讨论/推荐的方法欢迎在下方评论区留言。

当然,无论用了多少时间管理方法,切记不要让你的时间管理的时间过长。一味管理时间本质上并不能节约时间,快速整理好任务之后提高做任务的效率才是王道

# 社工  教程 

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